Die inTime Express Logistik GmbH (im Folgenden „inTime“) erbringt europaweite Transport- und Logistikdienstleistungen.
Es zählt zu unseren Unternehmensgrundsätzen, unternehmerisches Handeln mit ethischen Werten und mit sozialer Verantwortung in Einklang zu bringen. Es ist unser Ziel, allen Kunden zuverlässige Dienstleistungen anzubieten, die ihre Erwartungen vollständig erfüllen. Ebenso sollen unsere Dienstleistungen den heutigen Anforderungen hinsichtlich ethischen Handelns, Sicherheit, Gesetzeskonformität, Antikorruption, fairen Wettbewerbs und Nachhaltigkeit entsprechen. Die Internationalität unserer Märkte bedingt, dass in unserer Geschäftstätigkeit gesetzliche Regelungen zu berücksichtigen sind, die von Land zu Land unterschiedlich sein können.
Der nachstehende Code of Conduct soll unseren Mitarbeitern und Führungskräften aber auch unseren eingesetzten Subunternehmern und Partnern als Richtlinie für ihre Entscheidungen und ihr unternehmerisches Handeln dienen. Wir erwarten von ihnen, dass sie diese Grundsätze beachten und das Vertrauen, welches unsere Mitarbeiter, Kunden und sonstige Dritte in uns setzen, rechtfertigen. Mit der Unterzeichnung des Kodex verpflichten wir uns zur Umsetzung und vorbehaltlosen Einhaltung der Verhaltensgrundsätze in allen Unternehmensbereichen von inTime.
inTime versteht sich als modernes und lebendiges Unternehmen, das sich seinem Unternehmensmotto folgend „agile“ verhält und entsprechend kontinuierlich weiterentwickelt. Mitarbeiter, Kunden und Partner sind jederzeit angeregt neue Ideen und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Wir möchten auch in Zukunft weiterhin einen positiven Beitrag für Umwelt und Gesellschaft leisten.
Unternehmerische Sorgfaltspflicht
inTime verpflichtet sich, in allen unternehmerischen Aktivitäten seiner gesellschaftlichen Verantwortung gerecht zu werden.
Fairer Wettbewerb
inTime bekennt sich ohne Einschränkung zu einem fairen Wettbewerb und insbesondere zur strikten Einhaltung des Kartellrechts.
Finanzberichtserstattung
inTime stellt eine zeitgerechte und korrekte Dokumentation aller Geschäftsvorfälle in den Abschlüssen sicher. Dies erfolgt in Übereinstimmung mit den relevanten Bilanzierungsvorschriften und Rechnungslegungsstandards, den allgemein anerkannten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Rechnungslegung, Richtlinien sowie Regeln für die interne und externe Finanzberichterstattung. inTime kommt seinen steuerlichen Pflichten vollständig, wahrheitsgemäß und fristgerecht nach.
Geldwäsche
Verschiedene Staaten, darunter die Staaten der EU einschließlich Deutschland, haben Gesetze gegen Geldwäsche erlassen. Keiner unserer Mitarbeiter/Subunternehmer/Partner darf allein oder im Zusammenwirken mit Dritten Maßnahmen ergreifen, die gegen in- oder ausländische Geldwäschevorschriften verstoßen. Bei Zweifeln über die Zulässigkeit von finanziellen Transaktionen ist frühzeitig die Finanzabteilung einzuschalten.
Geschenke, Geschäftsessen und Veranstaltungen
Die Annahme von Geschenken und anderen persönlichen Vorteilen von Geschäftspartnern, Subunternehmern, Partnern und Kunden von inTime ist unzulässig, es sei denn es handelt sich um geringwertige Aufmerksamkeiten oder die schriftliche Zustimmung des Vorgesetzen liegt vor. Vorgesetze können die Zustimmung zur Annahme von Geschenken und sonstigen Vorteilen dann erteilen, wenn die Annahme im Ausnahmefall der Höflichkeit entspricht. Geschenke werden von uns im Rahmen gebotener Höflichkeit nur insoweit gemacht, als dadurch kein Anschein von Unredlichkeit, Inkorrektheit oder einer verpflichtenden Abhängigkeit entstehen kann.
Geschäftsreisen zu Kunden oder zu Unternehmen, mit denen inTime in Geschäftsbeziehung steht, werden von inTime bezahlt. Die externe Übernahme von Reisekosten ist zulässig, sofern dies vorab vertraglich vereinbart worden ist.
Gesetzestreue
inTime verpflichtet sich zur Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften, welche auf das Unternehmen und sein wirtschaftliches Handeln anwendbar sind. Neben den juristischen Gesetzen und Vorschriften achtet inTime die ethischen Prinzipien der Vereinten Nationen im Blick auf Menschen- und Völkerrechte.
Informationssicherheit und Datenschutz
Geschäftliche Informationen werden jederzeit vertraulich behandelt. Wir verpflichten uns zur Einhaltung der jeweils geltenden Gesetze, Richtlinien und sonstigen Vorschriften zum Datenschutz. Es ist von jedem Mitarbeiter/Subunternehmer/Partner größte Sorgfalt geboten, um nicht autorisierten Personen Zugang zu verwehren bzw. Verlust oder Zerstörung von persönlichen Daten zu vermeiden.
Weiterhin stellt inTime durch geeignete Maßnahmen sicher, dass die Anforderungen der Informationssicherheit an die Verarbeitung von Informationen unserer Kunden, Mitarbeiter, Subunternehmer und Partner jederzeit erfüllt werden.
Korruption
inTime duldet keine Korruption. Wir sind weder aktiv noch passiv bestechlich. Es ist unzulässig, direkt oder indirekt Bestechungsgelder bzw. Vorteile zu fordern, anzunehmen, anzubieten oder zu geben. Unsere Subunternehmer und sonstigen Auftragnehmer erhalten für die erbrachten Leistungen eine angemessene Vergütung. Für Dritte bestimmte Bestechungsgelder werden von inTime nicht bezahlt. Dies gilt ebenfalls für direkte und indirekte „Beschleunigungsgelder“.
Spenden und Sponsoring
Soziales und gesellschaftliches Engagement, auch in Form von Spenden an gemeinnützige Einrichtungen, liegt uns sehr am Herzen. Dabei ist uns wichtig, den Anschein einer unangemessenen Einflussnahme zu vermeiden. Spenden erfolgen ohne Erwartung einer Gegenleistung und immer freiwillig.
Vor diesem Hintergrund versteht es sich von selbst, dass wir politischen Parteien oder parteinahen Stiftungen oder Einrichtungen keine Spenden oder andere Zuwendungen zukommen lassen. Unsere Sponsoring-Aktivitäten haben demgegenüber werblichen Charakter und dienen der Marken- und Imagepflege. InTime achtet darauf, dass die Sponsoring-Leistung und die Gegenleistung (z.B. in Form von Marketing- oder Kommunikationsaktivitäten) stets in einem angemessenen Verhältnis zueinanderstehen.
Umgang mit staatlichen Behörden
inTime ist bestrebt, mit allen zuständigen Behörden ein kooperatives Verhältnis zu pflegen. Informationen werden vollständig, offen, richtig, rechtzeitig und verständlich zur Verfügung gestellt.
Vertragstreue
Wir erfüllen unsere Vereinbarungen und Verträge. inTime fördert einen Umgang, der von gegenseitiger Achtung, Verständnis und Vertrauen geprägt ist. Wir respektieren die Schutzrechte Dritter und geben keine Betriebsgeheimnisse weiter.
Menschenrechtsbezogene Sorgfaltspflicht
inTime respektiert und unterstützt die Einhaltung international anerkannter Menschenrechte.
Arbeitsbedingungen
Alle gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf Arbeitszeiten, Pausen und bezahlten Urlaub werden durch inTime eingehalten. Wir verpflichten uns, die Mitarbeiter angemessen und nicht unter den lokal gültigen Mindestlöhnen zu bezahlen. Getroffene Absprachen zu Löhnen und Gehältern halten wir gewissenhaft ein. Löhne und Gehälter bezahlt inTime pünktlich. Ein Lohnabzug als Sanktionsmaßnahme ist unzulässig.
Arbeitssicherheit und Gesundheit
Das Wohlergehen und der Erhalt der physischen und psychischen Gesundheit haben für uns einen hohen Wert. inTime verpflichtet sich, alle Gesetze und Vorschriften zur Arbeitssicherheit einzuhalten und gesundheitsförderliche Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz zu schaffen. Jeder Mitarbeiter wird in adäquater und verständlicher Form durch inTime ausgebildet. Präventive Maßnahmen werden in regelmäßigen Abständen vollzogen.
Ethik und Verhaltensweisen
Ein vertrauensvoller, empathischer und offener Umgang miteinander ist bei inTime ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsumfelds. Höflichkeit, Achtung und Respekt sowie Teamgeist und gegenseitige Wertschätzung sind das Fundament unserer Zusammenarbeit. Das Gleiche gilt im Umgang mit Geschäftspartnern und anderen Kontakten.
Gleichbehandlung, Chancengleichheit und Diskriminierungsverbot
inTime unterbindet aktiv jede Form der Diskriminierung. Wir schätzen die Diversität und Individualität unser Mitarbeiter/Subunternehmer/Partner. Jedem bei inTime stehen die gleichen Möglichkeiten zur Entwicklung und persönlichen Entfaltung offen.
Niemand hat eine Diskriminierung oder Schikane aufgrund von Hautfarbe, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, sozialem Hintergrund, Gesundheit, ethnischer Herkunft, Nationalität, Mitgliedschaft in Arbeitnehmerorganisationen, politischer Mitgliedschaft oder politischer Meinung oder sexueller Identität zu befürchten.
Dies gilt sowohl untereinander als insbesondere auch bei der Einstellung von Mitarbeitern sowie in Bezug auf ihre Weiterbildung, Beförderung und Entlohnung.
Verbot von Kinderarbeit
inTime verurteilt Kinderarbeit und verpflichtet sich keine Minderjährigen zu beschäftigen, deren Alter unterhalb des rechtlichen Mindestalters liegt. Heranwachsende unter dem achtzehnten Lebensjahr stehen unter besonderem Schutz und werden nur unter strenger Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften beschäftigt und ausgebildet. Ein besonderes Augenmerk liegt hierbei auf der Einhaltung Arbeitszeiten und Arbeitssicherheit.
Verbot von Zwangsarbeit
inTime beschäftigt nur Mitarbeiter und setzt nur Subunternehmer/Partner ein, welche ihrer Beschäftigung aus freien Stücken nachgehen. Jede Form von Zwang bis hin zur Ausbeutung wird nicht geduldet. Es ist sichergestellt, dass kein Mitarbeiter/Subunternehmer/Partner Abgaben, Gebühren oder sonstige Gegenleistungen an inTime zu erbringen hat, um seine Tätigkeit aufzunehmen oder dieser nachzugehen. Eine Bestrafung wird weder anhand körperlicher noch mentaler Sanktionen vollzogen oder geduldet.
Umwelt- und Klimaschutz bezogene Sorgfaltspflicht
inTime hat sich das Ziel gesetzt, einen signifikanten Beitrag zu Umwelt- und Klimaschutz zu leisten.
Ökologisch verantwortungsvolles Handeln
Die Einhaltung aller Gesetze zum Schutz von Mensch und Umwelt ist für inTime ein elementarer Grundsatz, der sich gleichermaßen aus juristischen und ethischen Prinzipien ergibt. Jeder Mitarbeiter und Subunternehmer ist dafür in seinem Arbeitsumfeld mitverantwortlich. Bei sämtlichen unternehmerischen Handlungen ist von jedem Mitarbeiter/Subunternehmer/Partner die Auswirkung seines Handelns auf die Umwelt in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen. Ziel von inTime ist es, nachhaltig zu wirtschaften und den eigenen CO2-Fußabdruck zu reduzieren.
Wir verpflichten uns, kontinuierlich unsere Umweltleistungen zu verbessern, weshalb wir Wert darauflegen, dass Umweltrisiken und negative Auswirkungen auf die Umwelt durch vorsorgende Maßnahmen möglichst gering gehalten werden. Dazu zählen insbesondere:
· das Management natürlicher Ressourcen,
· die Vermeidung von Abfall,
· die Erhaltung der Wasserqualität und der sparsame Gebrauch von Wasser,
· die Reduzierung des Energieverbrauchs und von Treibhausgasemissionen,
· die Reinhaltung der Luft und somit die Steigerung der Luftqualität.
Umgang mit Abfällen
inTime ergreift die notwendigen Maßnahmen, damit Abfälle, in denen Schadstoffe enthalten sind, umweltgerecht gehandhabt, gesammelt, befördert und gelagert werden.
Umgang mit Gefahrstoffen
inTime kennzeichnet gefährliche Stoffe, Chemikalien und Substanzen und stellt ihre sichere Handhabung, Bewegung, Lagerung und Entsorgung sicher. Alle geltenden Gesetze und Vorschriften in Bezug auf gefährliche Stoffe, Chemikalien und Substanzen befolgen wir strikt. Personen, die Umgang mit Gefahrstoffen haben, unterweist inTime regelmäßig.
Konsequenzen bei Verstößen
Verstöße gegen diese Regeln können erhebliche Reputationsverluste und rechtliche Nachteile für die betreffenden Mitarbeiter, deren Kollegen und inTime zur Folge haben, bis hin zu Bußgeldern, Strafverfahren oder Einschränkungen behördlicher Erlaubnisse. Darüber hinaus können Verstöße, die eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten darstellen, zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen durch inTime führen.
Konfliktlösung und Whistleblowing
Um etwaiges Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen treffen zu können, ist inTime darauf angewiesen, Anhaltspunkte für ein Fehlverhalten, das einen erheblichen Verstoß gegen Recht und Gesetz oder interne Regeln darstellt, gemeldet zu bekommen. Niemand, der im guten Glauben und nach bestem Wissen und Gewissen seine Bedenken äußert, muss befürchten, dadurch Nachteile zu erfahren. inTime stellt hierfür verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung, die auch eine anonyme Hinweisgabe ermöglichen.
Die Anlaufstellen dürfen nicht dazu missbraucht werden, bewusst unwahre oder verleumderische Hinweise abzugeben. Solche Falschmeldungen (oder missbräuchlichen Meldungen) können nicht nur zivil-, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Stand: Juni 2023